Surabaya (mediakorannusantara.com) – Untuk mengurangi jumlah nilai arsip yang ada dan tidak mempunyai nilai guna, Pemkot Surabaya melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) kota Surabaya melakukan pemusnahan arsip dibeberapa Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dilingkungan pemkot Surabaya yang memiliki retensi diatas 10 tahun atau arsip yang berduplikat double.
Kepala Dispusip Surabaya Mia Santi Dewi mengatakan arsip yang tidak mempunyai daya guna atau tidak berfungsi bisa dimusnakan. Beberapa prosedur tentu harus dilewati mulai dari izin hingga prosedur pemusnahan yang sesuai dengan ketentuan. “Yang dimusnakan yang copian karena itu dokumen copian tidak bisa diarsipkan, makanya dimusnakan,”kata Mia. Kamis (2/2/2023).
Ia menjelaskan bahwa ada jenis arsip, arsip aktif dan non aktif. Arsip aktif masih digunakan di dinas sebagai dokumen, kemudian arsip non aktif, arsip yang digunakan sudah mempunyai usia 10 tahun atau lebih. Sebelum dimusnakan akan dilakukan beberapa tahapan, seperti dipilah dahulu, kemudian dibuatkan berita acara hingga izin kepada wali kota sebagai pemimpin daerah.
“Dan itu bisa dititipkan ke kita. Kemudian arsip yang tidak ada manfaatnya itu yang bisa dimusnakan. Karena masing-masing arsip ada retensinya,”jelas Mia.
Ia menyebut arsip dari Dispusip yang beberapa waktu lalu dimusnakan itu sudah tidak memiliki manfaat. Bahkan rencana dinas yang lain juga akan menitipkan arsip untuk dimusnakan oleh Dispusip.
“Jadi pemusnahan (arsip) per OPD. Dinas arsip sebagai pengelola arsip. Dan saat ini ada beberapa arsip juga dari dinas yang akan dimusnahkan. Seperti halnya arsip dari Diskominfo maupun dari RS BDH,”ungkapnya.
Mia menegaskan apabila arsip yang tidak bernilai guna tidak dimusnakan tentu banyak biaya dan risiko yang ditanggung. Sebaliknya jika arsip dimusnahkan tanpa mengikuti peraturan dan prosedur tentu juga menimbulkan risiko kehilangan identitas dan jati diri bangsa.
Selain itu risiko hukum yang dihadapi jika memusnahkan arsip tanpa prosedur.
“Jadi pemusnahan arsip ada aturannya di Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Pemusnahan arsip diluar prosedur akan diancam pidana penjara paling lama 10 tahun dan denda paling banyak Rp 500 juta,”pungkasnya.
Sementara Agus Faisal Kabid pengolahan, perlindungan dan penyelamatan kearsipan Dispusip kota Surabaya mengatakan, untuk mengurangi jumlah arsip yang ada dan tidak mempunyai nilai guna serta untuk terciptanya efisiensi dan efektivitas dalam penyelenggaraan kearsipan, itu tujuannya terkait pemusnahan arsip.
“Jadi, untuk mengurangi restensi 10 tahun yang banyak daripada menumpuk-menumpuk di depo kami, lebih dikurangi yang tidak perlu-perlu, “terang Agus Faisal saat dikonfirmasi melalui ponselnya, Kamis (2/2/2023).
Itupun ada tahapannya, tambah Faisal tahapannya OPD itu harus membuat SK tim penilai arsip, misalkan sekertaris itu sebagai UK 1 (Unit Kearsipan) sekaligus sebagai ketua tim untuk kearsipannya, terus dibentuk kabid-kabid sebagai kordinator, stafnya juga sama. Setelah diterbitkan SK baru dilakukan pemilahan arsip, dimana pemilahan arsip ini dikumpulkan, misalnya bidang A, B, C dikumpulkan jadi satu kemudian di share ke tim.
“Mungkin kami demikian juga, tapi harus ada daftar nilai arsip, daftar nilai arsip sudah lengkap baru kita lakukan rapat penilaian tim, misalkan ada berapa item dari 5000 item, ternyata dari 5 ribu item ini setelah di pilah ada 4000 item yang dimusnahkan. Sedangkan yang 1000 item disimpan dan dibuatkan daftar arsip baru karena masih ada nilai gunanya.”imbuhnya.
Agus Faisal memaparkan, hal tersebut juga dituangkan dalam berita acara prosedur pemusnahan, sebagai berikut,.”1. Dilakukan penilaian arsip dengan retensi dibawah 10 tahun sesuai SK Tim Penilai. 2. Membuat telaan staf kepada Walikota Surabaya perihal pemusnahan arsip tersebut. 3. Persetujuan Walikota perihal pemusnahan arsip. 4. OPD membuat keputusan dinas perihal pemusnahan arsip merujuk dari persetujuan Walikota. 5. Dilakukan Pemusnahan Arsip OPD didampingi oleh Tim dari Inspektorat, OPD terkait, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan serta Bagian Hukum.”paparnya.
Lebih lanjut Agus menjelaskan, kalau pemusnahan arsip retensi diatas 10 tahun harus dapat persetujuan dari ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Sedangkan jika retensi dibawah 10 tahun persetujuannya oleh Walikota Surabaya
dan juga diatur dalam Perwali 33 tahun 2021 tentang Pedoman Penyusunan Arsip, sebelum dimusnahkan harus digitalisasi dulu. “Tahun 2023 ini insha Allah ada 3 OPD, seharusnya tahun kemarin 2022, kami (Dinas Arsip) sama RS BDH. Tapi, kami lebih dahulu, jadi BDH ikut tahun ini. Tahun inipun kalau ngak salah bulan ini (Februari) atau Maret, masih persetujuan tim Inspektorat untuk pemusnahan arsip,”jelasnya.
Tahun ini ada 3 OPD Bakesbangpol, BDH dan Diskominfo, kalau BDH ini sudah hampir final tinggal penyusunan arsip. Kalau Diskominfo dan Bakesbangpol ini, kalau Diskominfo masih saya suruh buat daftar arsip lebih dahulu, karena masih kurang. Kalau Bakesbangpol insha Allah dalam minggu ini dilakukan tim pemusnahan arsip.
“Kalau tim sendiri itu tergantung dari dinas, jadi di dinas itu da sekertariat sebagai ketuanya, kalau bidang-bidang itu sebagai pencipta arsipnya, ada tiga bidang, kalau kita (Dinas Arsip), inspektorat dan staf-stafnya sebagai anggota.”pungkasnya. (jack/bdk)