Surabaya (KN) – Jelang launcing program Elektronik Sistem Manajemen Surat (e-SMS) yang diagendakan mulai efektif digunakan pada Januari 2013 ini, sebanyak 11 Kepala Biro Pemprov jatim, Kamis (3/1) mulai menjalani pelatihan teknis di Dinas Kominfo Jatim.Penggunaan E- sms ini bertujuan untuk mewujudkan pengurangan pemakaian kertas dalam kantor (paperless office). Ini karena e-SMS menjadikan surat disposisi dan surat keluar dapat diakses dan dikirim secara online. “e- sms Januari ini dilaunching, tetapi hanya terbatas dikalangan Sekretariat Provinsi Jatim terlebih dahulu, karena itu 11 kepala biro melakukan pelatihan tentang aplikasi sms ini,”Kata Kepala Dinas Kominfo Jatim Haryogi SH Msi.
Dia menuturkan, dengan penggunaan e-SMS pengerjaan surat disposisi melalui elektronik, dari Gubernur sampai koordinasi tingkat Kabag dapat cepat terselesaikan. Sedangkan kelemahan disposisi secara manual, pengerjaan disposisi bisa memakan waktu beberapa hari.
Sekadar diketahui, Sekdaprov Jatim Rasiyo sempat mengeluhkan lambannya arus surat yang ada di lingkungan Pemprov Jatim. Surat yang semestinya selesai dalam kurun waktu satu hari, harus menunggu dua hingga tiga hari baru selesai dikerjakan atau mendapat rekomendasi. “Selama ini arus surat sangat lambat sekali, sebab yang jalan itu berkas fisik suratnya. Padahal ada jenis surat yang harus segera mendapat jawaban dari Pak Gubernur (Gubernur Jatim Soekarwo, red),” keluh Rasiyo.
Jika surat yang membutuhkan telaah dari staf, Rasiyo mengaku memakluminya. Namun jika surat yang sifatnya segera dan harus mendapat jawaban, itu yang masih perlu dipercepat lagi. Caranya dengan menggunakan sistem e-SMS.
Selama ini, katanya, program e-SMS masih belum berjalan dengan baik karena beberapa hal. Di antaranya petugasnya masih kurang terbiasa sehingga dianggap rumit. (rif)